ومن الجدير بالذكر أنه عندما تقوم خدمة العملاء بتحقيق الأهداف المنوطة بها، فإن الشركة أو المؤسسة التي تمثلها تحقق الميزة التنافسية بين منافسيها داخل المجال أو القطاع. مقالات قد تعجبك: وظيفة خدمة العملاء يقوم ممثلي خدمة العملاء بعدد من الوظائف والمسؤوليات، والتي تعتبر مسؤولية التعامل مع المشكلات من أهمهم وأولهم، حيث يقوم ممثلي خدمة العملاء بالتعامل مع شكاوى العملاء. ويتم ذلك في إطار السياسات الخاصة بالشركة، والتي تم تحديدها مسبقًا، بالإضافة إلى تقديم كافة الحلول والاقتراحات التي تتناسب مع العملاء وتكسب رضاهم وثقتهم. ومن المسؤوليات التي يقوم بها ممثلي خدمة العملاء هي الوظائف الكتابية، وهي مسؤوليات الرد على المكالمات الهاتفية الصادرة من العملاء، أو عمل التحويلات الهاتفية للمسؤولين المختصين. بالإضافة إلى تسجيل بيانات العملاء، وتعديلها، ومعالجة المستندات والأوراق، وهناك نوع خاص من التعامل مع الأوراق والمستندات في البنوك، مثل حسابات الخدمات والشيكات النقدية. كما أن خدمة العملاء تساهم في المبيعات، على الرغم أنها لا تعد من قسم المبيعات، حيث يوجد بعض من ممثلي خدمة العملاء يقوم بالتعامل المباشر مع العملاء أثناء البيع لخدمات ومنتجات الشركة.
تقديم خدمة ودية وشخصية عند وضع خاصية الروبوتات من أجل الرد على العملاء يكون نادرًا ما يختار الناس إجراء محادثة مع أحدهم، وعندما يظهر للعملاء أنك لست آلة فإنها الطريقة التي تجعل الناس يشعرون بها أنهم الأكثر أهمية لا تخف من إضافة جزء ودود إلى خدمتك مع العملاء كما يجب أن تشجع الوكلاء عند تلقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم أو عندما يحتاجون إلى سحب معلومات الحساب عن طريق سؤال العملاء من الممكن إضافة أي سؤال ودود مثل السؤال عن حالة الطقس أو عن الفرق الرياضية المفضلة لديهم أو أي شيء يضيف وجهًا شخصيًا وودودًا لعمليات الدعم الخاصة بك. كن صادقًا فيما لا تعرفه لا أحد يحب أن يكذب عليه بشأن معلومة لا يمكن للعميل أن يتوقع أي شيء أكثر من الحقيقة من خدمة العملاء لذلك عندما تحافظ على حوار مفتوح وتبقي عميلك على اطلاع في جميع الأوقات ستكسب إلتزامه تجاه عملك وفي حال إذا لم يكن العملاء أو الوكلاء متأكدين من كيفية تحرّي الخلل وإصلاحه فلا مانع من إعلام العميل بأنه سوف يتم التواصل مع الشخص المناسب ويعيد الاتصال بالشخص المناسب عندما يكون لديه إجابة كاملة لذلك حافظ على حوار مفتوح مع العملاء وإبقهم على اطلاع في جميع الأوقات ستكسب احترام العملاء وإلتزامهم.
القواعد التي يجب على خدمة العملاء الالتزام بها على موظفين خدمة العملاء الالتزام بمجموعة من القواعد التي من شأنها تمكنهم من بأداء وظائفهم بشكل كامل ومن هذه القواعد ما يلي: مواجهة الشكاوى المطروحة من قبل العملاء بشكل يرضي العملاء. الحرص على الرد على المكالمات الواردة من قبل العملاء وتجنب تأجيل هذه المكالمات، لتقديم خدمة جيدة. القدرة على تلقي الشكاوى والمشاكل والاقتراحات بصدر رحب، لعرض الرد المناسب. تمرين الموظفين حتى يكونوا موظفين جيدين، يتمتعون بما تحتاجه الوظيفة من تعاون وتفاهم وتهذيب. تقديم الاقتراحات حول سلعة أو منتج معين أو طرح المزايا والإضافات عند شرائه لسلعة معينة، وهذا من شأنه قد يضفي على سعادة ورضا العميل. المهارات التي يجب توافرها بموظف خدمة العملاء يجب أن يتمتع موظف خدمة العملاء بشخصية قوية وأكثر جاذبية. يجب أن يتوافر لديه المهارات التكنولوجية والتقنية الجيدة. ضرورة تعامله بلباقة ورقي مع العملاء. أن يكون يتمتع بالقدرة على كتابة وتسجيل البيانات. أن يكون لدية سرعة الرد على الهاتف بشكل احترافي. من المفضل الاستمرارية على مناداة العميل باستخدام اسمه، فهو بذلك يجذب الانتباه. أن يكون لديه القدرة على الإقناع والتأثي.