مهام السكرتارية التنفيذية الناجحة يوجد مجوعة من المهام التي تقوم بها السكرتارية التنفيذية والتي لا يمكن لأحد بدلًا منها القيام بها وهذه المهام متمثلة في الآتي: تقوم بإعداد المراسلات. تعد التقارير اليومية عن طريق تحرير النصوص، ومن ثم طباعتها. تعمل على ترتيب لوازم الرحلات والسفر التي يقوم بها مدير العمل. ترتيب كل ما يخص الزوار، والعملاء، وكبار الضيوف القادمين إلى المنشأة. مهام السكرتارية الادارية معين. تقوم بتنظيم الاجتماعات وكل ما يتعلق بها من حجوزات للقاعات التي يقام بها الاجتماع، والدعاوي، وتحضير البرنامج المعروض خلال الاجتماع، واستقبال الوافدين. تقوم بعمل تعاقدات مختلفة مع الشركات الأخرى، مثل التعاقد مع الشركات المختصة بالشحن والنقل. تحضر التقارير المختصة بالمصاريف وعمل تقارير دورية وتقديمها للمدير، وتقوم بالتخلص من محاولات السلف. تتابع جدول المدير، وأعماله، وتتابع جميع دورياته. مهارات السكرتارية يوجد مجموعة من المهرات التي يجب على الراغبين في العمل في مجال السكرتارية اكتسابها حيث تساعد في نجاحها وتميزها في مجالها، ومن اهم المهارات التي يجب أن تتوفر في السكرتارية: امتلاك مهارة التواصل اللفظين والكتابي بطريقة مقننه.
الوحدة الثانية: إعداد التقارير والمراسلات: مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها. أهمية التقارير للإدارة. القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة. خصائص وأجزاء التقرير الجيد. أسلوب كتابة المراسلات والتقارير. الأشكال التوضيحية في التقارير. الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير. الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير. الوحدة الثالثة: مهارات السكرتارية الحديثة: دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري. مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية. إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات. تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات. التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية. تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف. السكرتارية الإلكترونية. استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة. الوحدة الرابعة: السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب: العملية الإدارية المكتبية. مهام ومسؤوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي. مهارات الاتصال. السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية | المطور السوداني. إدارة الوقت وتحديد الأولويات. تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
التدرج الوظيفي للسكرتير: عندما يتقن السكرتير والسكرتيرة عملهم بشكل جيد وبأفضل الأساليب فإنه قد يحصل على منصب وظيفي في الادارة الوسطى أو العليا.
أن تتصف بالدقة الشديدة في عملها ومتابعة الأعمال. امتلاك اللغة الرئيسية في التعامل، وكتابة الرسائل الإدارية وهي اللغة الإنجليزية. مهام السكرتارية الادارية الجديدة. أن تكون حريصة على تفعيل المسؤوليات المتعلقة بالعمل، ومنها إعداد الوثائق المهمة والمستندات، واستخدام شبكة الإنترنت في ذلك. أن تمتلك مهارة عاليه في التنظيم ، والتمييز، بمعنى أن تمتلك القدرة على تحقيق التوازن بين عدد من المهام المختلفة. لمزيد من المعلومات يمكنك الإطلاع على المقالات التالية: