حافظ على إضاءة جيدة فوق مكتبك. أضف لمسات جميلة إلى مكتبك دون مبالغة، احرص على أن تجعلها إضافات صغيرة وبسيطة كي لا تأخذ مساحة من مكتبك وكي لا تسبب الإزعاج بدلاً من إضفاء الجمال. كاكسسوارات تعكس هواياتك الرياضية أو الفنية، أو نباتات خضراء صغيرة تمنح المكتب لوناً ورائحة عطرة، أو حوض أسماك ملوناً يضفي رونقاً من نوع خاص على أجواء المكتب. مهارات العمل الاداري : كيفية ترتيب الملفات في المكتب. كل يوم هو بداية جديدة، في نهاية اليوم قم بعملية تصفح سريعة؛ لوضع كل شيء في مكانه بحيث تبدأ بداية جديدة ونظيفة في اليوم التالي. مكتبك هو المكان الذي تقضي فيه معظم نهارك، وربما ليلك أيضًا في أيام العمل الصعبة، لذا اتبع النصائح المذكورة أعلاه لترتيب مكتبك وتنظيم ملفاتك وأوراقك بشكل جيد ومنسق وجميل كي تحافظ على أجواء لطيفة تساعدك على العمل والإنتاج.
مقال ذات صلة: كيف تنجز الكثير في وقت قليل لا تحاول الوصول إلى الكمال يمكنك الانتهاء من المهمة بزيادة 10% إلى 20% من الوقت المخصص لها فأداء المهمة بشكل مثالي وصحيح افضل من أدائها في وقتها بتسرع بشكل وغير مُرضي. خصص وقت للتعامل مع الاوراق حدد وقتا معين للتعامل مع أوراق العمل قم بذلك في مكان محدد ووقت محدد ليمكنك من التركيز على أداء الأعمال الأخرى دون تفكير في غيرها. الردود والنماذج الجاهزه قم بعمل نماذج لبعض الإجراءات الروتينية والردود الأساسية قم بالبحث عن نماذج الإجراءات الروتينية بشركتك او بالشركات الأخرى وقم بتعديلها مع ما يتوافق مع عملك. التطوير المستمر لعملك التطوير المستمر يحقق الكثير من العوائد قم بتحليل أوراق العمل الخاصة بك واستعرض إجراءات التعامل معها بصفة دورية. نصائح مهمة لأداء عمل مكتبي منظم ومتقن. ابحث عن أفكار جديدة تابع واقرأ الكتب والمجلات وتفصح المواقع المهتمة بمجال عملك ومجال تحسين و تنظيم الوقت وتحسين الإنتاجية وقم بتطبيق الأفكار المتناسبة معك. أضف أحدث التقنيات لعملك تعرف على برامج وتطبيقات الكمبيوتر والهاتف التي تساعدك على تنظيم عملك والبحث عنها واختار أفضلها وادخلها في عملك لتساعدك على أداء مهامك الروتينية وتنظيم وقتك وعملك.
حاول قدر الإمكان إبعاد معالج الكمبيوتر عن المساحة الخاصة بك في طاولة المكتب واحرص على أن تكون في منطقة لا تحتاجها دائماً أو غالباً وعلى الأرض، وذلك لتوفير مساحة خالية أمامك لتقوم بأعمالك اليومية بكل راحة، ضع الدباسة وإسطوانات التخزين «السيديات» والمقصات، والآلات، في الدرج أو الدولاب واسترجعها حين الحاجة لها، ومن الأفضل وضع ملصق يحمل اسمك على كل أداة، وبالنسبة للأدوات التي تستخدمها باستمرار مثل الأقلام والمسودة، ضعها أمامك بطريقة مرتبة. بالنسبة للأدراج هناك حلول عملية لترتيبها كوضع صناديق خاصة لتقسيم الدرج، قسم أدوات مكتبية وقسم قصاصات ورقية وقسم كروت شخصية، وبالنسبة للإكسسوارات أو الأطقم المكتبية كحافظة الأقلام والأدراج الشفافة المتراصة الخاصة بتنظيم الأوراق فيمكن تقسيمها إلى «صادر، وارد، ومعاملات منتهية ومعاملات مستمرة» ومقلمة وحافظة خطابات والتي تساعد على تنظيم مكتبك. لوحة الملاحظات التي تعلق عليها مواعيدك وأفكارك، حاول أن تجد لها مساحة في غرفة المكتب ودعها قريبة منك، وأضف لمساتك الجمالية، ربما مزهرية زهور أو صورة جمالية، حسب ما يتفق مع ثقافة منطقة العمل، ولا يضعك في موقف محرج، واستخدم كوب الشاي المغلق حتى لاينسكب مشروبك المفضل على أهم معاملاتك التي تنجزها.
8- استخدم الإكسسوارات أو الأطقم المكتبية كحافظة الأقلام، والأدراج الشفافة المتراصة الخاصة بتنظيم الأوراق والتي يمكن تقسيمها إلى (صادر، وارد، ومعاملات منتهية ومعاملات مستمرة)، مقلمة وحافظة خطابات والتي تساعد على تنظيم مكتبك. 9- لوحة الملاحظات التي تعلق عليها مواعيدك وأفكارك، حاول أن تجد لها مساحة في غرفة المكتب ودعها قريبة منك 10- حينما يصبح لديك مكتب منظم أضف لمساتك الجمالية، ربما مزهرية زهور أو صورة جمالية، حسب ما يتفق مع ثقافة منطقة العمل، ولا يضعك في موقف محرج. 11- استخدم كوب الشاي المغلق حتى لاينسكب مشروبك المفضل على أهم معاملاتك التي تنجزها. 12- احتفظ بالاسطوانات التي تعرف الأجهزة الإلكترونية كالحاسب الآلي والطابعة... الخ التي تستخدمها في درج معين حتى ترجع لها في الحالات الطارئة. 13- قد تحصل على كروت شخصية كثيرة من مندوبي الشركات، والصيانة... الخ لذلك عليك بوضع مفكرة أرقام وتأكد من كتابة اسم الشخص المعني عند كل رقم وصفته حتى يسهل تذكرة والرجوع إليه. 14- حاول التخلص من الأسلاك باستخدام التقنيات الحديثة اللاسلكية قدر الإمكان واستخدام التوصيلات والفيوزات المقوية للتيار الكهربائي لوضع منطقة أسلاك كهربائية محددة لا تمر وسط غرفة المكتب.