فهم الجمهور المستهدف الفهم الصحيح للجمهور يؤدي بالتأكيد إلى تقرير عالي الجودة، هل التقرير يستهدف المستثمرين، أصحاب المصلحة، العملاء، العملاء المحتملين أم الموظفين، أم كل تلك الأطراف، وما الذي يريدون معرفته من خلال التقرير؛ يساعد فهم تفضيلات الجمهور المستهدف في إنتاج تقرير ذو أفكار تستند إلى اختيارهم وميولهم. تنسيق التقرير لكي يكون التقرير أداة اتصال فعالة، يجب أن يتبع تنسيقًا أو نوعًا معينًا، يجب اتخاذ قرار بشأن الطريقة التي سيقدم بها التقرير ، على سبيل المقال قد يكون التقرير مكتوبا أو في شكل عرض تقديمي؛ من الضروري تحديد ما هو نوع التقرير هل هو رسمي أو غير رسمي، أو مالي، نصف سنوي، أو سنوي أو فنّي أو أدبيّ، أو لتقصي الحقائق أو حل المشاكل. كيفية كتابة التقارير الادارية - موضوع. جمع الحقائق والبيانات إضافة الأرقام والحقائق والبيانات تضيف مصداقية للتقرير وتعزز الحجة، تؤدي إضافة البيانات أو الحقائق إلى تحمل مسؤولية حاسمة من خلال الإشارة إلى المصادر ، لقاءات أو مقابلات مسؤولي الشركة. هيكل التقرير يحتوي التقرير عادة على أربعة عناصر؛ الملخص التنفيذي (يتم كتابته بعد الانتهاء من التقرير)، المقدمة، نص التقرير الرئيسي، الاستنتاج (هذا جزء ملزم يجمع كل عناصر التقرير في نهاية منهجية).
التقارير غير الدورية: لا يرتبط هذا النوع من التقارير بتوقيتات زمنية دورية معينة، بل أنها تحدث بشكل مُفاجئ ووقت غير محدد مسبقاً، وغالباً ما يتم كتابتها في أثناء حدوث أي ظرف طارئ أو غير متوقع في المؤسسة، فترتبط دائماً بالأحداث النادرة كالأزمات المالية والاقتصادية في مؤسسة ما. من حيثُ الهدف تقارير المعلومات: وهي النوع من التقارير الوظيفية التي تهتم بنقل المعلومات وكافة الملابسات حول حدث أو موقف ما ذو طبيعة إخبارية، وتركز بالأساس على عرض كافة الحقائق المرتبطة بموضوع ما. تقارير الأداء: وهي التقارير التي يتم وضعها بهدف قياس الأداء العام لسير العمل داخل المنظمة ومقارنته بما تم وضعه مُسبقاً من معايير خاصة، وذلك بهدف التمكن من الحكم على الأداء المؤسسي من حيثُ الكفاءة والفاعلية والجودة. تقارير الدراسات: تتضمن هذه التقارير كافة ما يتم نشره من نتائج خاصة متعلقة بالدراسات التي تم إجراؤها داخل المؤسسة. تقارير المتابعة: يرتبط هذا النوع من التقارير بالموضوعات التي لا زالت قيد التنفيذ، كما تتطرق لمقارنة الوضع الفعلي لهذه الموضوعات وما تم التخطيط له مُسبقاً حولها. من حيثُ الجهة المُستقبلة للتقارير تقارير داخلية: وهي التقارير التي يتم كتابتها رفعها بواسطة مستوى إداري أدنى إلى مستوى إداري أعلى، بما لا يخرج عن حدود الجهات الداخلية للمؤسسة فقط، مثل التقارير المالية، التقارير المتعلقة بشئون الموظفين.
توفر التقارير معلومات مالية مهمة للمستثمرين والعملاء والموظفين ووسائل الإعلام، والمجتمع المحلي. تساعد التقارير أصحاب الشركة في الحصول على فكرة عن خطة الإدارة الاستراتيجية للسنة القادمة، وكيف ستعمل الإدارة على نجاح الشركة؟ تُبقي التقارير السنوية العملاء على علم بحالة الشركة وتساعد على بناء الثقة بها كمورد طويل الأجل. تساعد المعلومات في الكشف عن خطط المنتجات الجديدة أو أنشطة البحث والتطوير ودمج المنتجات المستقبلية للشركة مع خطط التطوير. جذب واستبقاء الموظفين، فالموظفون يريدون التأكد من أنهم يعملون لصالح شركة تقدمية يمكن أن توفر لهم مستقبلاً آمنًا وفرص عمل قوية. يعمل التقرير كأداة تسويقية عندما يتم إدراج قصص إيجابية عن الشركة تخص الموظفين والعملاء أو سرد لحظات مهمة في تاريخ الشركة قد يودي إلى زيادة عدد قراءات التقرير، ما سيمكنك من لفت انتباه المستثمرين الجدد والعملاء. توفر التقارير السنوية معلومات حول مهمة الشركة وتاريخها وتلخص إنجازات الشركة في العام الماضي، ما يساعد في بناء الوعي بالعلامة التجارية للشركة. يتم تضمين الإنجازات المالية في التقرير ولكن يتم تضمين إنجازات أخرى أيضا، مثل المكاسب في الحصة السوقية أو الأوسمة الممنوحة للشركة أو لموظفيها.
شكرا لكم
التعديل الأخير تم بواسطة fwg2000; 18-01-2014 الساعة 12:33 PM.