قد يقال إن مهام مدير المكتب لا تختلف عن مهام المديرين الآخرين في المنظمة، هذا صحيح بالنسبة للأساسيات الإدارية لكن ارتباط مدير المكتب المباشر بالرئيس يجعل طبيعة عمله مختلفة، هذا المدير يقوم بالأعمال الإدارية الأساسية التي تخص المكتب، وفي نفس الوقت له جسور وطرق وأنفاق مع الإدارات الأخرى، قد تكون المهارات الأساسية المطلوبة لأي مدير متشابهة ومنهم مدير مكتب الرئيس الذي يختلف عن الآخرين بضرورة توفر مهارات خاصة مثل قوة الذاكرة وأن يلغي من قاموسه كلمة لا أدري. من أهم صفات مدير مكتب الرئيس الناجح أن يكون شخصية قيادية وهو رئيس ومرؤوس، يتلقى الأوامر والتوجيهات ويملك القدرة على نقلها بسلاسة إلى الآخرين. نجاحه يتوقف على قدرته في بناء علاقات عمل إيجابية يتعامل فيها مع منتسبي المنظمة بكافة مستوياتهم الوظيفية كزميل وليس كرئيس، يحقق التوازن بين المهنية والعلاقات الإنسانية.
وختاما لا بد أن نراعي نقطتين مهمين لكل من يعمل بطاقم العمل في مكتب المدير:- 1/ يجب أن يكون يسمع ولا يتكلم فيجب أن لا يصرح بأي معلومة وان كان يراها عاديه ألا بإذن المدير الشخصي. 2/قد تتلقى سيل ضخم من الاتصالات فلا تحاول أبدا الخروج منها بمنح وعود لا تملكها.
ماهي وظيفة مدير المكاتب الامامية؟ مدير المكاتب الامامية او مدير الاستقبال هي وظيفة مهمة في قطاع الفنادق وهو المسؤول عن إدارة قسم الاستقبال لدى الفندق وكذلك هو بمثابة الوجه الاولى لزوار الفندق وهو المسؤول عن استقبال الزوار ويقوم أيضًا بتنسيق جميع أنشطة مكتب الاستقبال بما في ذلك المكالمات والحجوزات وخدمات الضيوف وتحتاج الوظيفة الي الشخصية لطيفة والقدرة على التعامل بشكل احترافي والإشراف على فريق عمل قسم الاستقبال. المهام الوظيفية مدير المكاتب الامامية: التأكد من أن مكتب الاستقبال مجهز ومرتب ولديه جميع المواد اللازمة مثل الأقلام والكتيبات والمنشورات. تدريب موظفي مكتب الدعم والإشراف عليهم بما في ذلك موظفي الاستقبال وحراس الأمن ومسؤولي مركز الاتصال. ضمان خدمة العملاء في الوقت المناسب وبشكل دقيق. التعامل مع الشكاوى وطلبات العملاء وتقديم الحلول المناسبة. اكتشاف حالات الطوارئ والتعامل مع المواقف المختلفة. رصد ومراقبة المخزون وطلب اللوازم المكتبية. ضمان توزيع البريد الصحيح داخل الفندق. إعداد ومراقبة ميزانية المكتب. مهام مدير المكتب pdf. الاحتفاظ بسجلات محدثة توضح النفقات والتكاليف المكتبية. ضمان تلبية سياسات الفندق ومتطلبات الأمان.