ثالثاً: التوجية الوظيفة الثالثة وهي التوجية والبعض يطلق عليها القيادة وذلك لاعتمادها الأساسي على حسن قيادة الموارد البشرية (سواء كانوا موظفين في شركة أم شعباً في بلد). والتوجيه هو إرشاد جميع الجهود لتنفيذ الأعمال، وبث مشاعر الحماس والتحفيز المناسب والإتصال المستمر ضماناً لعدم الإنحراف في تحقيق الأهداف. رابعاً: الرقابة الوظيفة الرابعة وهي الرقابة وتعتبر الرقابة عملية التأكد من أن ما يتحقق أو تحقق فعلاً مطابق لما تقرر في الخطة الموضوعة سابقاً، سواء بالنسبة للأهداف أو السياسات أو الإجراءات أو الموازنات وبرامج العمل. ماهي وظائف الادارة الاساسية. في جنوب شرق أسيا ، تعتبر ماليزيا مثلاً رئعاً لحسن إدارة البلاد، فما قام به محمد مهاتير لنهضة ماليزيا هو عبارة عن إدارة من خلال وضع خطة 2020، والتي تهدف إلى نهضة ماليزيا، والتي كانت مسؤولية كل مواطن ماليزي وليس الحكومة فقط، حيث تدرس هذه الخطة في المدارس للطلاب، لتغرس أهدافها في عقولهم ويتحملون مسؤوليتها. وقامت هذه الدولة على التخطيط والتنظيم الجيد وتوجيه الموارد والجهود لأهداف واضحة ومحددة، وإن لم يكن هناك رقابة ومتابعة جيدة للخطط المرسومة لما تحقق نجاح ماليزيا ووصولها إلى أهدافها.
وظائف الإدارة الإدارة هي فن وعلم تولي الأمور وحسن تسييرها وتعتبر إحدى أهم العلوم الإنسانية لتأثيرها على حياة الإنسان وارتباطها بالشؤون الاقتصادية والاجتماعية والسياسية التي تتعلق بالشركات والدول. ومنهم من يعتبر الإدارة فن تنظيم الحياة بكل نواحيها. في مجال الأعمال، تعتبر الإدارة هي المسؤولة عن جمع الموارد الاقتصادية وترشيد استخدامها لاشباع حاجات الأفراد في المجتمع، فإذا كانت الإدارة ناجحة كانت هي السبب الرئيسي في نجاح المنظمات وتحقيق أهدافها. وظائف الإدارة الخمس [بالتفصيل] حسب هنري فايول - رائد الأعمال العربي. وبالمثل بالنسبة للدول، فهناك عدة دول كان سبب نجاحها وتقدمها ورقيها هي الإدارة الناجحة. تقوم الإدارة على أربعة وظائف أساسيه لازمة لتحقيق الأهداف المحددة لشركة أو الدولة، هذه الوظائف عبارة عن مجموعة من الأنشطة الذهنية المتمثلة في التخطيط والتنظيم والتوجية والرقابة. أولاً: التخطيط التخطيط هو عمل فكري يسبق التنفيذ ويتم من خلاله تحديد الأهداف المطلوبة تحقيقها وكيفية تحقيقها والخطوات العملية اللازمة لتحقيقها، بمعنى رسم صورة كاملة لكل ما سيتم عمله للوصول إلى النتيجة المرغوبة. ثانياً: التنظيم التنظيم هو عملية تحديد الموارد المتاحة وتصنيفها وتحديد الوظائف الخاصة بكل مورد وترتيب العلاقات التنظيمية المتمثلة في السلطة والمسؤولية والتفويض، والمركزية واللامركزية ، ونطاق الإشراف، والتنظيم عملية تقضي على الفوضى، وتنظم الجهود وتحدد نشاط وعمل كل وظيفة وعلاقتها بالوظائف الآخرى.
التخطيط التكتيكي: إنَّ هذا النوع من التخطيط يتم تنفيذه من قِبل الإدارة الوسطى للمنظمة، ويستهدف منطقة أو قسماً أو جزءاً معيناً من المنظمة، كالمرافق أو الإنتاج أو التمويل أو التسويق أو الموظفين، وعادة ما يكون التخطيط التكتيكي ضمن إطار زمني قصير المدى لتحقيق هدف يستغرق عامًا أو أقل. التخطيط التشغيلي: وهو عملية استخدام التخطيط التكتيكي لتحقيق التخطيط الاستراتيجي، حيثُ يحدد التخطيط التشغيلي إطارًا زمنيًا لوضع جزء من الهدف الاستراتيجي موضع التنفيذ من الناحية التشغيلية. التنظيم تتمثل وظيفة التنظيم بتشكيل هيكل أساسي للسلطة، من خلال تحديد الصلاحيات والمهام والأنشطة وتوزيعها على الموظفين المناسبين، الذين يعملون معًا بشكل موحد ومتناسق من أجل الوصول إلى أهداف المنظمة المحددة في مرحلة التخطيط، وعليه يمكننا تحديد وظائف التنظيم بالنقاط التالية: [١] تحديد المهام التي يجب القيام بها، وتجميعها عند الضرورة. إسناد هذه المهام إلى الإدارات المختلفة والموظفين مع تحديد سلطتهم ومسؤوليتهم. شرح معنى "وظائف الإدارة الخمسة" (Five Functions of Management) - دليل مصطلحات هارفارد بزنس ريفيو. ربط السلطة بالمسؤولية. تنسيق أنشطة المجموعات والأفراد. كما يُقصد بالتنظيم أيضًا تزويد المنظمة بكل ما هو مفيد وفعّال، كالمواد الخام والأدوات ورأس المال والموظفين.
وهذا ضروري لاستيعاب النظام ككل، وفهم الوضع العام وليس التفاصيل فقط. تحقيق إدارة التكامل: المقصود بهذا أن يكون لدى مجلس الإدارة قدرة على فهم توسع الشركة الجغرافي والتقني، والاستفادة من الفروع كلها، من أجل تحقيق التعاون والتكامل في خدماتها. وهذا يتطلب من أعضاء مجلس الإدارة القدرة على رؤية وفهم الصورة الأشمل لمحفظة الأعمال، في تحديد وتنظيم البنية التحتية للشركة التي تسرع من نموها. وهذا ما يحقق فاعلية مجلس الإدارة لحصد أكبر قدر ممكن من المنافع في بيئة العمل، والاستفادة من المصادر كافة. إدارة التنوع: إن تنوع خلفيات أعضاء مجلس الإدارة يؤدي إلى طرح وجهات نظر مختلفة، تفيد القادة العالميين على تحويل هذا التنوع إلى ميزة حقيقية. ماهي مهمة مسئول إدارة الجودة في الشركة بإختصار شديد؟!. وهذا يعد أمراً أساسياً لبقاء الشركات العالمية ونجاحها، حيث يعد التنوع أمراً جوهرياً لدى الشركات العالمية؛ حيث يدفع هذا التنوع إلى الوصول لثقافات ومعارف مختلفة ومصادر متنوعة، وبالتالي تمكين تنمية المنافع المتركزة من إدارة التنوع. البحث عن فرص استثمارية تسهم في نمو الشركة: لأعضاء مجلس الإدارة علاقات وثيقة مع العديد من قادة الأعمال والمستثمرين، ولديهم نظرة ثاقبة وبُعد نظر في تقييم الفرص الاستثمارية التي من شأنها تطوير الشركة.
وظيفة التّنظيم: وهي الوظيفة التّي تمزج بين الموارد المادية والموارد البشرية من خلال هيكل تنظيمي يبين المهام والصّلاحيات لكلِّ قسم وموظف في المنظَّمة. وظيفة التّوجيه: وهي عملية إرشاد وتحفيز العاملين في المنظَّمة للقيام بأعمالهم بأقصى طاقاتهم من خلال تحقيق أهدافهم الشّخصية. وظيفة الرّقابة: هي أنشطة تنظيميَّة منهجيَّة هدفها جعل الأنشطة المختلفة والخطط التي تمَّ وضعها والنّتائج منسجمة مع التّوقُّعات والتّنبُّؤات والمعايير المُستهدفة. الفرق بين وظائف المنظّمة ووظائف الإدارة: يوجد تكامل بين وظائف المنظَّمة فيما بينها ولا يمكن الاستغناء عن أي وظيفة منها، مثلاً: لا يمكن أن تتم عملية الإنتاج دون التّركيز على معلومات التّسويق، فإذا تجاهلنا أي وحده من هذه الوظائف سوف يحصل خلل في الوظيفة الأخرى. يوجد تكامل بين وظائف الإدارة فيما بينها، فلا يمكن أن نُنجز وظيفة وإهمال الوظيفة الأخرى، فمثلاَ: لا يمكننا إنجاز وظيفة المراقبة دون معرفة الأهداف التي يتم وضعها في وظيفة التخطيط. يوجد تكامل بين وظائف الإدارة ووظائف المنظّمة بشكل عام، فلا يمكننا القيام بأي وظيفة منهما منفصلة عن الأخرى، مثلاً: لا يمكننا القيام بوظيفة التّسويق دون أن نعدَّ خطة بيعية.