عرَّفها (هايل) على أنّها: "توجيه القدرات الشخصيّة للأفراد، وإعادة صياغتها؛ لاتِّخاذ العمل المطلوب في ضوء القواعد، والنُّظم المعمول بها، وهذا يعني توجيه ادارة الفرد الداخليّة تجاه الأداء المطلوب، وِفقاً للزمن المُحدَّد". عرَّفها (صلاح عبّاس) على أنّها: "دراسة الحركة، والزمن التي تمكِّن من تحديد الوقت اللازم؛ لأداء الجزئيّة من العمليّة الواحدة دون فَقدٍ في الزمن، ممّا يُتيح زمناً آخر؛ لإنجاز جزئيّات، أو عمليّات تالية، ومُكمِّلة، ممّا يضمن إنجاز الأعمال في الوقت المناسب، وبفعاليّة عالية". ومن خلال التعريفات السابقة، يمكن تعريف ادارة الوقت على أنّها: الاستغلال الأمثل للوقت، والقدرات الشخصيّة؛ بهدف تحقيق الأهداف المنشودة، بما يضمن الحفاظ على التوازن بين الحياة الخاصّة، ومطالب العمل، وبين الحاجات الأساسيّة لكلٍّ من العقل، والجسد، والروح. مفهوم ادارة الوقت – أتعلم إدارة. أهمية ادارة الوقت وتنظيمه يجعل منك إنساناً ناجحاً متميّزاً عن أقرانك في العمل، ومدركاً لمتطلّبات تحقيق الأهداف. إنّ الوقت هو عمر الإنسان كله، ويجب عليك أن تدير وقتك لتجد جواباً يوم القيامة عن سنواتك فيما قضيتها كما في الحديث الشريف عن سيدنا محمد أشرف الخلق (لن تزول قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه، وعن شبابه فيما أبلاه، وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه، وعن علمه ماذا عمل به).
◄تعرّف إدارة الوقت بأنّها "قدرة الشخص على استخدام وقت الوظيفة لإنجاز المهام في التوقيت المحدد لها". كما قد تعرّف بأنّها "العملية المستمرة لتحليل وتقييم المهام التي يقوم بها الفرد خلال فترة زمنية معينة، بهدف تعظيم الوقت المتاح للوصول إلى الأهداف المحددة". توصف إدارة الوقت بأنّها "جيدة" اعتماداً على المزايا الآتية: · إنجاز الأهداف والمهام في الأوقات المحددة. · تحقيق التوازن بين المتطلبات الاجتماعية والمتطلبات الوظيفية. · إرساء القدوة للآخرين. مهارات تنظيم وإدارة الوقت. · تجنب الضغوط الناتجة عن ضيق الوقت أو تأجيل الالتزامات أو ضعف مستوى الأداء. · رفع المستوى الحضاري لمجتمعك الخاص والعام. عادات سلبية في استخدام الوقت: تمثل الخطوة الأولى في الإدارة الفعّالة للوقت في إعادة النظر في الطريقة التي يتعامل بها الإنسان حالياً مع وقته. فغالبية الناس يتعاملون مع الوقت بحكم "العادة" ومن النادر أن يفكروا بوعي في كفية تغيير تلك العادة. ولكن ما هي العادات السلبية التي تؤثر في استغلال الوقت المتاح للمسؤول الجامعي في أي موقع؟ على الرغم من أنّ بعض هذه العادات يتسم بالطبيعة الفردية، إلّا أنّ البعض الآخر يكاد يكون عاماً ومشتركاً بين جميع المسؤولين.
ومعنى ذلك، أنّ الإدارة الجيدة للوقت تعني التركيز على ممارسة الأنشطة أو المهام التي تساهم في تحقيق 80% من الإنجاز أو الأداء، وعدم توجيه الوقت لممارسة أنشطة تكون مساهماتها محدودة في معدلات الإنجاز أو مستويات الفاعلية. الإستراتيجيات الفعّالة لإدارة الوقت: قدّم خبراء إدارة الوقت عدداً من الاستراتيجيات أو الأساليب التي يمكن استخدامها في الواقع العملي لتنمية مهارات التعامل مع الوقت، ويمكن استعراض أهم هذه الإستراتيجيات فيما يلي: - أوّلاً: تخطيط وجدولة الأنشطة اليومية وتحديد الأولويات. - ثانياً: تعلّم كيف تفوّض بعض مهامك وأعمالك. - ثالثاً: تعلّم كيف تستخدم وسائل الاتصال بفاعلية. - رابعاً: تعلّم كيف تدير الاجتماعات بفاعلية. - خامساً: تعامل بإيجابية مع الزائرين دون سابق موعد. - سادساً: تخلص من المهام غير الضرورية. - سابعاً: قلص حجم الأعمال الورقية. ► المصدر: كتاب مهارات إدارة وتنظيم الوقت
فإذا رغبت فى السيطرة على وقتك وتنفيذ المهام المطلوبة بجودة عالية، كل ما عليك فعله هو تحديد وقت محدد لكل مهمة مطلوبة، وتنفيذها خلال هذا الوقت. لست بالرجل الخارق انت لست بالرجل الخارق، تذكر هذا جيدًا عندما تتطوع فى العمل على العديد من المشاريع خلال وقت واحد؛ تعدد المهام مهارة مطلوبة نعم، لكنها فى الوقت ذاته نقمة لصاحبها إذا ما ساء استغلالها. لذلك احرص على تسلم عدد معين من المهام خلال اليوم، وقم بتقسيمها بشكل متتالي مع تحديد الوقت المحدد لتنفيذها بدقة. ابتعد عن التشويش احرص دائمًا أن تبتعد عن مصادر الضوضاء والتشويش أثناء أداء مهامك الوظيفية، فإذا كان هناك قابلية لإختيار مكان هادئ ومناسب للعمل فيه، قم بالعمل فيه. أما إذا لم يكن هذا خيارًا مناسبًا، فيمكنك أما اللجوء لقسم الموارد البشرية لحل هذه المعضلة، أو عن طريق التدريب الذاتى لتجاهل المثيرات المحيطة. خذ قسطًا من الراحة الرغبة فى تسليم المهام وسرعة إنجازها -دون الإخلال بجودتها- أمر حميد بالطبع، لكنه لعنة أيضًا إذا كنت من أصحاب البحث عن المثالية؛ فهذا النوع من الشخصيات قد لا يرضيه أبدًا الشعور بالخلل أو عدم القدرة على تنفيذ أكبر قدر من المهام خلال اليوم الواحد، وقد يبحث عن مهام إضافية دون الإهتمام براحته النفسية أو الجسدية.